Nieuwe interpretatie van de FSC standaard

Er is een nieuwe FSCStandaard, namelijk FSC-STD-40-004 V2-1.

De ervaring van FSC® gecertificeerde bedrijven met de bewaarplicht van leveringsfacturen en begeleidende documenten (zoals afleverbonnen, CRM’s, vrachtbrieven, etc.) van hun leveranciers is vaak niet positief. Veelal werden de facturen wel bewaard “op de administratie” en werden de overige documenten enkele maanden bewaard in een al dan niet kartonnen doos “op de expeditie” alvorens deze te legen in de papiercontainer. Dit leverde bij een audit geregeld Minor afwijkingen op. 

De vraag of de organisaties alle leveringsdocumenten van hun leveranciers (waar beschikbaar) dienen te bewaren is nu officieel door FSC beantwoord. Deze is als volgt:

Algemeen geldt dat de organisaties de verkoopdocumenten (dus de documenten m.b.t. de overdracht van eigendom) dienen te bewaren. Dit betreft (waar beschikbaar) de facturen. Het is niet vereist om meerdere verkoopdocumenten van dezelfde transactie te bewaren. Eventuele wettelijke verplichtingen m.b.t. de registratie van documenten blijven van kracht. 

Dit betekent dat vanaf heden de FSC-certificaathouders niet meer verplicht zijn om de begeleidende documenten (zoals afleverbonnen, CMR’s, vrachtbrieven, etc.) van FSC-gecertificeerd materiaal van hun leverancier te bewaren. Het mag natuurlijk wel. 

Hetzelfde geldt voor de begeleidende documenten (zoals afleverbonnen, CMR’s, vrachtbrieven, etc.) van het bedrijf zelf voor FSC-gecertificeerd materiaal. De begeleidende documenten (zoals afleverbonnen, CMR’s, vrachtbrieven, etc.) van FSC-gecertificeerd materiaal mogen bewaard worden in de bijvoorbeeld de orderzak, maar is niet meer noodzakelijk.

De auditor zal in dit geval bij de audit controleren of er een procedure aanwezig is, die de vereisten zoals vermeld in paragraaf 6.1.2 van de FSC-STD-40-004 V2-1 standaard bevat. Als extra controle zal tijdens dat bezoek gevraagd worden om bijvoorbeeld een afleverbon te genereren. 

Wel dient er van iedere transactie van FSC-gecertificeerd materiaal altijd een factuur beschikbaar te zijn.

 

 
   « Meer Nieuws...